Það er mikilvægt áður en lengra er haldið að skoða gaumgæfilega hvaða aðferð þú vilt beita til að endurskýra skrárnar þínar og það er ekki verra að ráðfæra sig við bókasafnsfræðing eða einhvern sérfræðing í skjalavörslu í því sambandi. Gæta verðu þess þó að sá aðili flæki ekki kerfið of mikið.

í nútíma tölvukerfi er hægt að hafa næstum eins langt nafn á hverri skrá og maður vill. Einhverra hluta vegna er það samt svo að gamla góða dos kerfið 8.3 heldur velli. En hvað er 8.3 kerfið. 8.3 kerfið er nafngift sem byggist á 8 bók eða tölustöfum eða blöndu þeirra. Síðan kemur Punktur og þá þriggja stafa tákn sem segir til um hverrar gerðar skráin er. Dæmi 00000001. jpg

Ef þú skoðar skráarnöfnin sem koma á hráskrám í myndavélinni þinni þá sérðu merkilegt nokk að þetta er akkurat það kerfi sem myndavélaframleiðendur nota. T.d notar Canon í minni vél _X8R0589.cr2 Þetta gera ekki bara myndavélaframleiðendur heldur fjöldinn allur af forriturum og fleiru. Spáðu í þetta næst þegar þú sækir skrá frá forritunarhúsi í gegnum netið. Mestar líkur eru á að hún hafi nafn í 8.3 kerfinu. Þetta er gert til að tryggja það að hægt sé að lesa skránna óháð stýrikerfi. Þó Windows og Mac geti lesið lengri nafnaskrár þá er ekkert langt síðan að taka varð tillit til þess hvort notað var bandstrik eða undirstrik og bil var algert bann (og er enn) í nafni á skrá.
Til þess að vera öruggur til framtíðar, geta flutt auðveldlega á milli kerfa án vandræða er því ágætt að halda sig við 8.3 ef menn geta það.

Eins og ég sagði fyrr er gott að hafa sér til halds og trausts, bókasafnsfræðing eða skjalastjórnanda þegar maður byggir upp grunnskipulag yfir skráningu. Þar sem ég hafði reyndar hvorugt en hafði skoðað þetta allt frá því að windows var dos og mac taldi sig yfir alla hafna og enginn vildi tala saman, þá ákvað ég að byggja upp kerfi sem var eins nærri þessu 8.3 og hægt væri og helst svo að það færi ekki út úr því kerfi.

Þegar ég fór í Ameríkuferðina byggði ég því upp nafnakerfi á tveimur stöðlum. 8.3 staðlinum og iso staðlinum. Ég valdi sem sagt að nota þriggja stafa ISO tákn hvers lands sem fyrstu þrjá stafi í nöfnum og tölur þar eftir. Ég taldi að sú aðferð gæti vel gengið upp sem hún og gerði. Það var langur vegur frá því að mig skorti tölur í þessu samhengi.

Þannig skýrði ég allar skrár sem ég tók í USA usa00001.cr2 eða usa00001.tif Mexikó fékk svo mex00001.cr2 og svo frv. Ég valdi semsagt að nota ekki dagana sem nafn á skrárnar heldur númerakerfi en með hjálp fyrst Portfolio frá Extensis og svo Lightroom þegar það kom fram reyndist þetta mér auðvelt. Fyrsti harðidiskurinn í ferðinni fékk þannig nafnið USA00001 og svo kol af kolli. Afrit fengu USAb0001 og eins var með DVD diska sem ég afritaði og sendi jafn óðum heim til að hafa þriðja afrit ef nú allt færi handaskolum.
Innan hvers harðs disk voru svo möppur með ártali. Þvínæst mánuðum og svo dögum að viðbættu kortakerfinu.

Þannig innihélt USA00001 ---->062007----->1506200701 og svo skárheiti þegar ég hafði endurskýrt.

Þegar allt kemur til alls hefur þetta kerfi reynst mér einstaklega vel. Ég hef útfært það þannig að cr2 eða uppruna hráskrárnar fara á einn disk. DNG skrárnar sem eru vinnslumyndir fara á einn disk og svo fara loka Tif og jpg myndir á annan disk. Það þarf því mikið að ganga á svo ég hafi ekki einhverjar myndir í höndunum þó svo mestallur heimurinn hrynji.

Nú þegar við höfum gert okkur grein fyrir grun skipulagningu við nafngift er rétt að skoða í framhaldinu vinnuflæðið og notkun stjörnumerkinga og litakóða í vinnuflæðinu. Það gerum við áður en við kíkjum nánar á lyklun og metadata.