Það er sjálfsagt enginn einn hlutur jafn mikilvægur í nútíma ljósmyndun og gott vinnuflæði. í gamla daga (og svo sem enn) þegar menn handléku filmu var með tiltölulega auðveldum hætti hægt að skipuleggja filmusafnið löngu eftir að myndir voru teknar. á þeim tíma tóku ljósmyndarar heldur ekki þúsundir mynda á einum degi eins og nú gerist svo auðveldlega. Filman er þar að auki haldbær hlutur sem var i öskjum og möppum (ef lágmarks skipulag var í lagi) og því var auðvelt að ná í þær ef með þurfti. Sumir ljósmyndarar vissu með nokkuð góðri nákvæmni hvaða mynd var hvar. í hvaða möppu og á hvað blaðsíðu. Aðrir þurftu og þurfa enn gott skráningar kerfi fyrir filmur.

Það sama gildir í dag um stafrænar skrár og ekki síður. Gott skráningarkerfi og gott grunnskipulag er ekki bara kostur heldur nauðsyn og þar eru til ýmsar einfaldar aðferðir til að hjálpa okkur. Alveg eins og þegar ljósmyndarar röðuðu filmum í möppur eftir árum og mánuðum má gera slíkt með stafrænar myndir í dag og þó ljósmyndarar geri lítið meira en það hafa menn komist nokkuð langt í skipulagi en verða samt sem áður að treysta á minni sitt hvað varðar hvenær mynd var tekin og hvar á hörðum diski eða diskum hún er geymd.

Það getur verið ansi tímafrekt að leita að myndinni af jóa frænda ef minni er gloppótt og grunn kerfi flokkunar og skráningar er ekki með besta móti. Því fyrr sem þú tekur til í skráningarkerfinu því betra og því betur sem þú vinnur frum vinnuna því léttari verður öll framtíðar vinna.

Til þess að eiga auðveldara með að finna myndina af Jóa frænda er nauðsynlegt að gefa myndinni tag eða lykilorð (keyword) með því auðveldar þú strax alla leit að myndum og því nákvæmari sem skráningin er þvi betra. Það má eiginlega segja að lykilorð séu gps staðsetningarkerfi mynda, því ef skráningin er góð átt þú að geta náð fram mynd úr fleiri hundruð þúsunda stafla á innan við 5 mínútum. Til þess að svo megi vera þurfa upplýsingar hinsvegar að liggja í myndskránni sjálfri en ekki einvörðungu í gagnagrunni. Ekki bara vegna leitar í dag heldur einnig vegna leitar í framtíð. Gagnagrunnar koma og fara en myndirnar eiga að vera til alla þína æfi og helst lengur. Því þarf að huga strax í byrjun að því að allar upplýsingar fylgi myndskránni frá byrjun. Þá er einnig léttilega hægt að skipta um gagnagrunnskerfi án mikillar vinnu.

Hér er það sem gott gagnagrunnskerfi (DAM) kemur að góðum notum og hjálpar mikið. Það eru til ýmiss kerfi á markaðinum en það kerfi sem ég ætla að skoða ýtarlegar er Lightroom frá Adobe. Ég hef prófað og notað ýmiss forrit en kann vel við Lightroom og þykir það nú með útgáfu 3.0 orðið nokkuð þjált í meðförum. Það er mjög fínt þegar kemur að stafrænni framköllun og fer batnandi hvað varðar gagnagrunns og leitarkerfið þó svo það hafi ekki verið hugsað sem slíkt í byrjun.

Sé rétt að verki staðið í Lightroom þá virkar það eins og hjálparsveit með GPS punkt í höndum þegar þarf að leita að myndinni af Jóa frænda. Sé hinsvegar lítið sem ekkert um grunn skráningu er forritið eins og hjálparsveit sem leitar í vitlausum fjórðungi lands. Ef forritið hefur ekki einhverja tilvísun þá þarf að fletta í gegnum allar skrár og möppur og leita í krók og kima. Það er því mikilvægt að huga að grunn skipulagi strax frá upphafi. Hafi forritið staðsetninguna á myndinni af Jóa frænda skráða í lyklum eins og Jói frændi,  Ísland, hálendi, veiðivötn, snjóalda, þá getur forritið all snaggaralega fundið réttan Jóa frænda og rétta mynd, en ef forritið hefur aðeins veiðivötn sem lykilorð þá getur það fundið fullt af myndum af ekki bar þeim jóa frænda sem þú vildir heldur ölum hinum frændunum og fuglunum og guð má vita hverju þú tókst myndir af þarna inni í veiðivötnum. Þá þarf að fletta í gegn og leyta og slíkt tekur enn og aftur tíma.

Ég ætla nú í nokkrum greinum að fara smátt og smátt í gegnum það hvernig hægt er að koma sér upp einföldu en ágætlega skilvirku flokkunarkerfi og um leið hvernig haga má vinnubrögðum þannig að þau verði einfaldari og fljótlegri þegar á heildina er litið. Ég mun þvi ekki bara fara í gegnum lykilorð heldur allann grunninn alveg frá því að myndir eru fluttar inn og fram til þess að þær hafa verið lyklaðar og eru tilbúnar til loka vinnslu.

Það er ekkert ofsögum sagt að næst á eftir því að velja sér stafræna myndavél er mikilvægast að velja sér vinnuflæði og flokkunarkerfi ásamt forriti til að halda utan um slíkt.